Pendidikan

PENGAMATAN PENGENDALIAN INTERN

PENGAMATAN PENGENDALIAN INTERN

PENGAMATAN PENGENDALIAN INTERN

  1. PENTINGNYA PENGENDALAN INTERN

Apabilah uang telah di setor ke bank, nampaknya masalah utama pengaman kas telah di pecahkan. Memang benar, bahwa pengendalian pengeluaran kas merupakan hal yang relative sederhana apabilah beberapa aturan di taati. Setelah factor pembelian di setujui untuk pembayaran, langkah berikut biasanya penyiapan cheque untuk ditandatangi oleh pimpinan. Apabilah semua pembayaran mengalami pemeriksaan seperti ini, bagaimanakah bisa timbul sesuatu problema? Tetapi justru disinilah paling besar bahayanya. Setiap kontroler yang harus menandatangani banyak ceque mengetahui bahwa hal tersebut merupakan tugas yang menjemukan yaitu tugas untuk memeriksa apakah laporan penerimaan di lampirkan , membandingkan nama penerimaan uang terhadap faktur, dan membandingkan jumlahnya. Oleh karena tugas tersebut begitu menjemukan , maka hal tersebut dilakukan secara asal jadi saja. Namun tugas itu memang penting untuk mengawasi pembayaran , dan harus dilakukan secara berhati-hati. Yang lain dapat melakukan pemeriksaan secara tiba-tiba sering dokumen dan bukti pengeluaran palsu dipergunakan untu mendapatakan tanda tangan yang keedua kalinya. Pencegahan praktek ini mengharuskan adanya penelitian berhati-hat sebelum cheque ditandatangi, dan jua melalui cara-cara pengamanan lainnya. Tidak dapat di terima begitu saja bahwa segala sesuatunya berjalan dengan baikmereka yang menandatangani cheque harus bersikap mempertanyakan transaksi yang kelahatan meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya. Memang, pemeriksaan document yang di lampirkan pada cheque sering akan menyoroti pengeluaran yang tidak tepat dan setiap kelemahan dalam prosedur-prosedur lain.

  1. BEBERAPA PRINSIP PENGENDALIAN INTERN

Kesempatan penggunaan dana secara tidak wajar atau tidak benar adalah demikian besar, sehingga seorang controller harus selalu menekankan keperluan untuk mengadakan perlindungan yang wajar dalam fungsi pengeluaran kas. Diperlukan adanya kewaspadaan dan prosedur pemeriksaan yang sehat. Meskipun system pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi , tetapi beberapa saran umum yang bersama ditetapkan sebagai berikut :

  1. Ecuali untuk transaksi kas kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cheque
  2. Semua cheque harus diberi nomor terlebih dahulu, dan semua nomor yang dipergunakan atau dibatalkan harus dipertanggung jawabkan
  3. Semua cheque pembayaran umum harus ditanda-tangani oleh dua orang secara bersama-sama.
  4. Tangung jawab untuk penerima kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas.
  5. Semua orang yang menandatangani cheque atau yang menyetujui pembayaran harus dipertanggungkan secukupnya.
  6. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak menandatangani cheque atau menyetujui pembayaran.
  7. Pencatatan kas harus terpisah sama sekali dari tugas melakukan pembayaran.
  8. Faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung ydiperlukan ang harus menjadi persayarat untuk melakukan pembayaran.
  9. Cheque untuk mengisi kembali imprest fund kas kecil dan pembayaran gaji dan upah harus dibayar kepada individu tertentudan bukan kepada perusahaan atau pembawa.

10.  Setelah pembayaran dilakukan,semua dokumen pendukung harus diperforasi atau diberi tanda “telah dibayar” agar tidak bisa dipergunakan untuk kedua kali.

11.  Alat-alat mekanis harus dipergunakan bilamana praktis, misalnya alat penulis cheque dan sebagainya.

12.  Harus diadakan rotasi kerja atau diwajibkan mengambil cutibagi mereka yang bertugas melakukan pembayaran.

13.  Persetujuan bukti/voucher pembayaran biasanya harus dilakukan oleh mereka yang tidak bertuhgas untuk melakukan pembayaran.

14.  Untuk transfer antar bank harus ada persetujuan khusus, dan harus diselenggarakan suatu perkiraan “ Transfer bank”.

15.  Semua bukti/ voucher pengeluaran kas kecil, harus ditulis dengan tinta atau diketik.

  1. METODE PENYALAHGUNAAN DANA

Cara pengamanan sebagai mana baru dibicarakan diatas, adalah sebagian dari cara yang dikembangkan atas dasar pengalaman dari banyak perusahaan. Beberapa cara umum untuk melakukan kecurangan adalah sebagai berikut ;

  1. Menyiapkan bukti voucher palsu atau mengajukan voucher untuk mendapatkan bayaran dua kali.
  2. “Kiting”, atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat  pembayaran, tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer bank.
  3. Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas.
  4. Menaikan jumlah cheque setelahditandatangani.
  5. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya.
  6. Menguangkan cheque gaji/upah atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.
  7. Mengubah bukti/ voucher pengeluaran kas kecil.
  8. Memalsukan cheque dan memusnakannya peda saat telah diterima dari bank menggantikan dengan cheque lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.
  1. REKONSILIASI BANK

Suatu fase pengendalian intern yang penting adalah dengan merekonsiliasikan saldo menurut salinan rekening Koran bank dengan saldo menurun buku. Ini terutama benar lagi bagi rekening umum bank sebagaimana dibedakan  dari rekening yang hanya untuk melakukan pembayaran.

Telah dikemukakan sebelumnya bahwa rekonsiliasi bank harus ditangani oleh seseorang yang bebas dari tugas mengurus penerimaan atau pengeluatan kas. Tugas rekonsiliasi ini dapat ditangani oleh controller atau dilaksanakan sendiri oleh bank. Perhatian khusus haru diberikan tarhadap cheque yang beredar pada periode yanglalu dan terhadap penyetoran yang dilakukan pada akhir periode untuk dapat mendeteksi kiting.

  1. DANA KAS KECIL

Pada umumnya perusahaan harus melakukan berbagai pembayaran kecil-kecil. Untuk memenuhi kebutuhan ini, maka  diselenggarakan dana kas kecil diselenggarakan berdasarkan imprest fund system, yaitu suatu system dengan saldo dana yang tetap.

Banyak dana kas kecil seperti ini diperlukan dalam kantor cash cabang atau pada setiap pabrik. Harus disedikan bentuk kwitansi dan proseduryang seragam termasuk limit atau pengeluaran yang dilakukan mengenai saluran ini, melalui persetijuan secara wajar, dan sebagainya.

Apabila mungkin, maka orang yang menangani penerimaan atau pengeluaran kas tidak boleh menangani kas kecil. Cara pengamanan lain meliputi opname kas secara mendadak, pembatasan langsung terhadap semua lembaran kas kecil setelah dilakukan pembayaran, dan pemeriksaan secara teliti terhadap pengisian kembali kas kecil. Meskipun dananya mungkin kecil saja, tetapi dapat dibelanjakan jumlah yang sangat besar (karena pembayaran yang sering). Controller tidak boleh melalaikan pemeriksaan terhadap kegiatan ini.

Sumber : https://merkbagus.id/